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    商务礼仪之签字礼仪,商务签约礼仪,签字仪式礼仪_

    时间:2020-02-15 10:03:06来源:银杏学习网 本文已影响 银杏学习网手机站

      在商务礼仪中,签字仪式是一项非常重要的内容。要求组织严谨,按一定规程实施。以下是为您搜集整理的商务礼仪之签字礼仪,欢迎阅读!

      定义:仪式礼仪规定,为了使有关各方重视合同、遵守合同,在签署合同时,应举行郑重其事的签字仪式。此即所谓签约。

      签字的种类

      (1)从礼仪有角度考虑,一般国家间通过谈判,就政治、军事、经济、科技等某一领域相互达成协议,缔结条约或公约,一般举行签字仪式。

      (2)当一国领导人访问他国,经双方商定达成共识,发表联合公报有时也举行签字仪式。

      (3)各地区、各单位在与国外交往中,通过会谈、谈判,最终达成的有关合作项目的协议、备忘录、合同书等,通常也举行签字仪式。

      业务部门之间签订的协议,一般不举行签字仪式。

      签字仪式流程

      一、会谈(谈判)

      会谈是接待中的主要活动内容,应提前做好充分准备:组织好参谈人员、明确主谈人、备齐会谈资料、文具、布置会谈场地。

      会谈人员、时间、地点确定后,尽早通知双方有关人员,工作人员提前到场检查落实准备情况。我方参谈人员应提前一定时间抵达会谈场地等候客人,待客人到达后,一一握手问候,工作人员引导双方参谈人就坐,双方介绍参谈人后,即开始会谈。

      会谈通常采用长方桌或椭圆桌形式,宾主相对而坐。以正门为准,我方(主方)背门而坐,客方面对正门就坐,双方主谈人居中,翻译坐主谈人右侧,双方其他参谈人员,按礼宾顺序在各自谈人左右两侧就坐。

      会谈结束后,主方参谈人员应将客人送至会谈厅门口握手告别。

      二、签字仪式

      签字仪式是双方或多方会谈,谈判结果的体现,是对外交往中的一项正式活动,要求组织严谨,按一定规程实施。

      签字仪式首先应做好签字文本的准备,明确签字人、助签人和参加签字仪式的人员。其次是准备签字文具,布置签字会场。提前通知双方有关人员,签字仪式的时间和地点。

      签字厅一般挂横幅,设长方桌,桌上摆签字文本、签字笔、吸水纸;如挂国旗,以面对会场为准,右侧为客方国旗,左侧挂我国国旗。参加仪式的人员,以双方身份高者居中,面对会场,右侧为客方人员,我方人员在左侧,站于签字桌背后。

      双方人员到齐后,双方签字人面对本国国旗就坐,双方助签人站于各自签字人一侧。由主持人宣布签字仪式开始,双方助签人负责翻开签字文本,指明签字处,签字人持笔签字,由双方助签人互相传递文本,再由签字人在对方文本上签字,然后合上文本,双方签字人起立,互相握手,交换文本。参加仪式的其他人员同时鼓掌表示祝贺。如安排以红酒举杯祝贺,服务人员应在签字时,先将酒杯送给参加仪式的人员,待签字完毕交换文本后,及时将酒杯送给双方签字人,同时举杯祝贺。

      宣布签字仪式结束后,将客人送至签字厅门口握手告别。

      三、位次礼仪

      一般而言,举行签字仪式时,座次排列的具体方式共有三种基本形式,它们分别适用于不同的具体情况。

      1.并列式排座,是举行双边签字仪式时最常见的形式。

      基本做法:

      签字桌在室内面门横放;

      双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列;

      双方签字人员居中面门而坐,客方居右,主方居左。

      2.相对式排座,与并列式签字仪式的排座基本相同。二者之间的主要差别,只是相对式排座将双边签字仪式的随员席移至签字人的对面。

      3.主席式排座,主要适用于多边签字仪式。

      操作特点是:

      签字桌仍须在室内横放,签字者仍须设在桌后面对正门,但只设一个,并且不固定其就座者。

      举行仪式时,所有各方人员,包括签字人在内,皆应背对正门、面向签字席就座。

      签字时,各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字,然后即应退回原处就座。

      签字仪式的准备工作

      在商务交往中,人们在签署合同之前,通常会竭力作好以下几个步骤的准备工作。

      第一,要布置好签字厅。签字厅有常设专用的,也有临时以会议厅、会客室来代替的。布置他的总原则,是要庄重、整洁、清静。

      一间标准的签字厅,应当室内满铺地毯,除了必要的签字用桌椅外,其他一切的陈设都不需要。正规的签字桌应为长桌,其上最好铺设深绿色的台呢。

      按照仪式礼仪的规范,签字桌应当横放于室内。在其后,可摆放适量的座椅。签署双边性合同时,可放置两张座椅,供签字人就座。签署多边性合同时,可以仅放一张桌椅,供各方签字人签字时轮流就座;也可以为每位签字人都各自提供一张座椅。签字人在就座时,一般应当面对正门。

      在签字桌上,循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔。吸墨器等等签字时所用的文具。

      与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时,在其位置与顺序上,必须按照礼宾序列而行。例如,签署双边性涉外商务合同时,有关各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。

      第二,要安排好签字时的座次。在正式签署合同时,各方代表对于礼遇均非常在意,因为商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题,应当认真对待。

      签字时各方代表的座次,是由主方代为先期排定的。合乎礼仪的作法是:在签署双边性合同时,应请客方签字人在签字桌右侧就座,主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人,应分别站立于各自一方签字人的外侧,以便随时对签字人提供帮助。双方其他的随员,可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照取位的高低,依次自左至右(客方)或是“自右至左(主方)地列成一行,站立于己方签字人的身后。当一行站不完时,可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例排成两行、三行或四行,原则上,双方随员人数,应大体上相近。

      在签署多边性合同时,一般仅设一个签字椅。各方签字人签字时,须依照有关各方事先同意的先后顺序,依次上前签字。他们的助签人,应随之一同行动。在助签时,依“右高左低”的规矩,助签人应站立于签字人的左侧。与此同时,有关各方的随员,应按照一定的序列,面对签字桌就座或站立。

      第三,要预备好待签的合同文本。依照商界的习惯,在正式签署合同之前,应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。

      举行签字仪式,是一桩严肃而庄重的大事,因此不能将“了犹未了”的“半成品”交付其使用;或是临近签字时,有关各方还在为某些细节而纠缠不休。在决定正式签署合同时,就应当拟定合同的最终文本。它应当是正式的,不再进行任何更改的标准文本。

      负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方,应会同有关各方一道指定专人,共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订。按常规,应为在合同上正式签字的有关各方,均提供一份待签的合同文本。提醒您,必要时,还可再向各方提供一份副本。

      签署涉外商务合同时,比照国际惯例,待签的合同文本,应同时使用有关各方法定的官方语言,或是使用国际上通行的英文、法文。此外,亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。使用外文撰写合同时,应反复推敲,字斟句酌,不要望文生义或不解其义而乱用词汇。

      待签的合同文本,应以精美的白纸负责制而成,按大八开的规格装订成册,并以高档质料,如真皮、金属、软木等等,作为其封面。

      第四,要规范好签字人员的服饰。按照规定,签字人、助签人以及随员,在出席签字仪式时,应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙,并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带,以示正规。

      在签字仪式上露面的礼仪人员、接待人员,可以穿自己的工作制服,或是旗袍一类的礼仪性服装。

      签字仪式是签署合同的高潮,这的时间不长,但程度规范、庄重而热烈。签字仪式的正式程序一共分为四项,它们分别是:

      其一,是签字仪式正式开始。有关各方人员进入签字厅,在既定的位次上各就各位。

      其二,是签字人正式签署合同文本。通常的作法,是首先签署己方保存的合同文本,再接着签署他方保存的合同文本。

      商务礼仪规定:每个签字人在由己方保留的合同文本上签字时,按惯例应当名列首位,因此,每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本,然后再交由他方签字人签字。这一作法,在礼仪上称为“轮换制”。它的含义,是在位次排列上,轮流使有关各方均有机会居于首位一次,以显示机会均等,各方平等。

      其三,是签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本。此时,各方签字人应热烈握手,互致祝贺,并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔,以志纪念。全场人员应鼓掌,表示祝贺。

      其四,是共饮香槟酒互相道贺。交换已签的合同文本后,有关人员,尤其是签字人当场干上一杯香槟酒,是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。

      在一般情况下,商务合同在正式签署后,应提交有关方面进行公证,此后才正式生效。

      应该说明的是:签字仪式不一定非搞不可,尽管它可以制造声势,增强影响。但是,对于签字本身却是必须郑重对待,不可草草收场的。商界人士对此必须切切注意。

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